Virtuella möten på frammarsch!
Virtuella möten är en samlingsterm för videokonferenser, telefonmöten och webbmöten. Fler och fler blir vana vid att koppla upp sig via olika webbmötesapplikationer och telefontjänster med flerpartssamtal. Direkt kan du minska restid för möten och du kan lägga möten direkt efter varandra eftersom du inte behöver förflytta dig rent fysiskt. Om möten är välplanerade så kan de bli riktigt bra och ha dokumentationen klar när mötet avslutas så du inte behöver lägga tid på det efteråt.
Innan mötet
- Erbjud hjälp till dem som är osäkra hur man kopplar upp sig.
- Låt var och en sitta vi sin dator/ telefon.
- Undvik för stark bakgrunds- belysning vid webbmöte
Under mötet
- Börja mötet med presentationsrunda! Be deltagare vara med i bild om ni har webbmöte och låt dem presentera sig i den ordningen de står på sidan. Då blir det också tydligt om någon lämnar mötet eller gör något annat. Vid telefonmöte kan du be deltagarna rita upp en cirkel och skriva upp vilka som deltar på mötet så att alla har varandras namn framför sig. Cirkeln kan användas för att ”gå laget runt”.
- Använd öppet protokoll om ni har webbmöte. Skriv anteckningar öppet på mötet genom att dela dokument med deltagarna. Om du vill öka engagemanget kan du bjuda in deltagarna att skriva, brainstorma och varför inte rita?
- Tilltala varandra med namnet först. Mötesledaren gör klokt i att tilltala med namnet först så att deltagare snabbare är beredd på att trycka bort ”muteknappen”. Om ni har telefonmöte är det även smart att deltagare startar spontana inlägg med att säga sitt namn, så alla vet vem som talar.
- Aktivera alla under mötet. De flesta blir uttråkade om de inte aktiveras – så tänk igenom hur du kan göra på ditt möte! Ha korta presentationer, variera kommunikationsriktningen genom att dels ställa frågor direkt till deltagare, gå laget runt eller tillåta att deltagarna pratar fritt med varandra. Låta deltagare skriva/rita, ställ frågor med jämna mellanrum.
- Ge signal om att du lämnar mötet
Om det inte syns att du lämnar är det en bra mötesregel att signalera när deltagare lämnar så att andra vet vilka som är kvar i mötet.
Efter möte
- Skicka anteckningar direkt efter mötet. Var tydlig med beslutspunkter och aktiviteter, vem som ska göra vad och när.
Lycka till med ditt virtuella möte. Läs mer om virtuella möten i vår rapport