Hybrid facilitering handlar om att facilitera ett möte där en eller flera personer deltar digitalt och några sitter fysiskt tillsammans på samma plats. Hybridmöten är inte nytt. Det som dock är nytt idag är en högre förväntan på att kunna delta på likvärdiga villkor framförallt i möten med högre grad av involvering.
Hur kan vi göra så att alla kan vara med på likvärdiga villkor?
- Alla ser och hör allt och alla
I det fysiska rummet påverkas det av möblering, rumskamera, rumsmikrofon. Kanske ska fysiska deltagare synas i sin egen dator? Utifrån mötesledning handlar det mycket om förberedelse av deltagare, kanske flera facilitatorer, avstämning innan start, incheckning och tilltal under mötet. Bra att tänka digitalt först! Även stämma av om det behövs tolkar (teckenspråk, skriv, syn mfl) - Alla har lika nära till ordet
Hur kan mötesledaren planera så att ordet fördelas likvärdigt. Det ska vara samma rättighet att begära ordet fysiskt som digitalt. Hur kan rummet och tekniken stödja samtal i helgrupp, smågrupp, bikupor? De flesta deltagare har lättare att komma till tals och bidra i mindre grupp. - Alla har samma möjligheter att bidra till resultat
Här tänker vi på hur alla kan bidra med skriftlig/ritad information. Vad är den minsta gemensamma nämnaren? Kan alla ta med sig egen laddad dator/mobil och skriva i digital whiteboard? Får alla? Kan alla? och behärskar du själv som mötesledare? - Alla involverade i det sociala
Det sociala kittet är viktigt för oss människor för att vi ska känna oss bekväma att dela med oss och känna arbetsglädje. Frågan är hur det kan byggas in i det hybrida möte så att det inte bildas A och B-lag. Kan ni ha en pre-incheckning? Kan ni bygga in kontinuerliga reflektioner under mötet? Energizer? - Alla förberedda så ni slipper teknikstrul
Hur kan vi ge tydliga instruktioner innan mötet så att alla kan förbereda sig kring bild, ljud, uppkoppling, laddad dator? Hur kan du öva så du inte är stressad om något uppstår?
Faktorer som påverkar det hybrida mötet
Graden interaktivitet
Vid låg interaktivitet som exempelvis ett informationsmöte kan deltagare eventuellt ställa frågor och ge kommentarer. Vid hög interaktivitet är deltagare aktörer i mötet och förväntas bidra med kunskap, erfarenhet och engagemang.
Antal deltagare
Det är stor skillnad på om det är få deltagare i rummet och på distans jämfört med flera hundra fysiskt och digitalt. De fysiska deltagarna mer osynliga för de digitala deltagarna ju större gruppen blir och det krävs både arbetssätt och utrustning för att få bra ljud.
Vi hjälper dig!
Se vår våra tips på hur du kan skapa likvärdighet i hybrida möten som presenterades i ESF-projektet ProAct.
Jens Edberg – lektor på KTH 25 års talforskning
”Exempel på vad som utmanar hybrida möten är att deltagare inte delar upplevelser fullt ut.
Det kan vara en så enkel sak som att en dörr öppnas i det fysiska rummet och alla vänder sig om. De digitala deltagare ser bara att fysiska deltagare vänder sig men förstår inte varför.
Detta kan leda till vi- och dom-känsla. ”
Vad kan skapa ”vi- och dom-känsla”?
- sidoprat eller sidoaktiviteter
- ljud, bild eller händelser utanför rutan
- Att säga ”vi här i rummet … ni digitalt”
- Bjuda på tårta som inte alla kan få
Exempel på hur vi kan skapa vi-känsla
- Incheckning i början av mötet där alla får berätta något kort.
- Börja med digitala deltagare
- Gemensamma spelregler
- Kaffebröd till alla – även digitalt
- Alla använder dator med egen bild
- Koppla ihop en digital deltagare med en fysisk (buddy in a pocket)
- energizer – ex rörelse