Vi kan hjälpa dig att planera och facilitera ditt hybrida möte. Vid hybridmöten deltar en eller flera personer digitalt och några sitter fysiskt tillsammans på samma plats. Det finns flera anledningar till att möten kommer att vara hybrida och en viktig orsak är när alla behöver vara med samtidigt.
Vårt fokus när vi faciliterar hybridmöten är hög grad av tydlighet, delaktighet och kreativitet.
Inom hybrid mötesledning kombinerar vi vår långa erfarenhet av facilitering av effektiva möten med förutsättningar för att skapa bra ljud och bild tack vara samarbete med teknikkunnig.
Hur går vi tillväga?
- För alla typer av möten som vi har i uppdrag att facilitering behöver vi klarlägga ”SMARR”
– Syfte
– Mål
– Arbetsgång
– Roller
– Regler - Vi lägger extra vikt på förväntan när det gäller grad av interaktivitet och antal deltagare då detta ställer särskilda krav när det är i hybrid form.
- När det gäller hybridmöten behöver vi också klarlägga
– fysisk lokal (möblering, rumskamera/or, rumsmikrofon/er)
– digitala mötesplattform
– digitala mötesverktyg
Det vi strävar efter är att
- alla ser och hör allt och alla
- alla har lika nära till ordet
- alla har samma möjligheter att bidra till resultat
- alla involverade i det sociala
- alla förberedda så ni slipper teknikstrul
Exempel på vad vi gör
- Tydliga instruktioner till deltagare innan mötet. Vad förväntas av dig om du är fysisk eller digital deltagare?
- Om hög interaktivitet och många deltagare är vi flera facilitatorer.
- Pre-incheckning för att stämma av att alla kan se och höra alla.
- Incheckning – börja med digitala deltagare
- Gemensamma spelregler. Det ska vara lika nära till ordet och samma möjlighet att bidra till resultat.
- Om hög grad av interaktivitet förväntas alla använda sin egen dator med egen bild
- Koppla ihop en digital deltagare med en fysisk (buddy in a pocket)
- Isbrytare/energizer och reflektion för att bygga in det sociala i mötet
Kontakta oss för offert!
Se vår våra tips på hur du kan skapa likvärdighet i hybrida möten som presenterades i ESF-projektet ProAct.
Jens Edlund – lektor på KTH 25 års talforskning
”Exempel på vad som utmanar hybrida möten är att deltagare inte delar upplevelser fullt ut.
Det kan vara en så enkel sak som att en dörr öppnas i det fysiska rummet och alla vänder sig om. De digitala deltagare ser bara att fysiska deltagare vänder sig men förstår inte varför.
Detta kan leda till vi- och dom-känsla. ”
Faktorer som påverkar det hybrida mötet
Graden interaktivitet
Vid låg interaktivitet som exempelvis ett informationsmöte kan deltagare eventuellt ställa frågor och ge kommentarer. Vid hög interaktivitet är deltagare aktörer i mötet och förväntas bidra med kunskap, erfarenhet och engagemang.
Antal deltagare
Det är stor skillnad på om det är få deltagare i rummet och på distans jämfört med flera hundra fysiskt och digitalt. De fysiska deltagarna mer osynliga för de digitala deltagarna ju större gruppen blir och det krävs både arbetssätt och utrustning för att få bra ljud.