Har du någon gång känt på ett möte att det här hade egentligen kunnat räcka med ett mail? Du är inte ensam. Samtidigt finns det möten som är ovärderliga. När människor behöver tänka tillsammans, lösa problem eller fatta gemensamma beslut finns det sällan något bättre alternativ.
Så vilka frågor kan du då ställa dig för att svara på – Ska vi verkligen ha ett möte?
Här kommer några frågor som du kan ställa dig själv innan du bestämmer dig för om vi verkligen ska ha ett möte eller ej:
- Ska vi bara presentera information?
- Ska gruppen fatta gemensamma beslut?
- Behöver vi skapa idéer, lösa problem eller dra nytta av flera perspektiv?
- Behöver vi diskutera, ställa frågor eller skapa samsyn?
- Kan vi arbeta var och en för sig, asynkront? Exempelvis låta alla skriva i ett gemensamt dokument för att samla in erfarenheter, fakta mm
Om slutsatsen är: Ja vi ska ha ett möte! Säkerställ då att du skapar ett möte av god kvalitet.
Här handlar det inte bara om att du är förberedd utan även att deltagarna kan förbereda sig så att ni kan nå resultat på ett sätt där deltagare känner sig värdefulla för processen.
Mitt vassaste tips är att beskriva SMARR
- Syfte – varför behöver vi ett möte?
- Målet – vad ska vi konkret komma fram till på mötet?
- Arbetsgången – när startar och slutat mötet, vilka steg tar vi tillsammans?
- Roller – vilka mötesroller och vem gör vad?
- Regler – vilka förhållningssätt gäller, exempelvis hur begär vi ordet på mötet?
Beskriv detta i din inbjudan och dina deltagare kommer att har mycket lättar för att förbereda sig både praktiskt och också mentalt.
Hur kan AI hjälpa?
Om du har tillgång till AI kan du bolla din SMARR och dessutom få hjälp att formulera en inbjudan. Om ni har AI påslagen under mötet kan ni be om sammanfattningar både under och i slutet av mötet. Då kan ni tillsammans granska att det har blivit korrekt beskrivet och ni får samtidigt ett tillfälle att reflektera över vad ni har kommit fram till.
Vill du ha hjälp att komma igång med att använda AI som stöd i möten? Kolla in vår kortkurs “Effektiva möten med stöd av AI”.
Slutsats
Alla frågor behöver inte ett möte. Men när människor behöver tänka tillsammans, bygga förståelse eller fatta gemensamma beslut är mötet fortfarande ett av organisationens viktigaste verktyg. Nyckeln är därför inte att ha färre möten – utan att ha rätt möten.
Vanliga frågor
När ska man inte ha ett möte?
När syftet enbart är att dela information eller samla in enkla svar. Då räcker ofta ett mejl, ett delat dokument eller en digital enkät.
När är ett möte den bästa lösningen?
När gruppen behöver fatta beslut, lösa komplexa problem, prioritera, skapa idéer eller bygga samsyn.
Vad är skillnaden mellan ett möte och en workshop?
En workshop är ett mer interaktivt möte som passar när deltagarna ska arbeta tillsammans för att utveckla idéer, lösa problem eller skapa något gemensamt.
Hur vet jag om ett möte är välplanerat?
Om syftet är tydligt, resultatet är definierat, rätt personer deltar och alla vet hur de ska bidra har du goda förutsättningar att skapa ett effektivt möte.
