Vad är det?
Pulstavla med trafikljus är ett visuellt arbetssätt där gruppen använder färgerna rött, gult och grönt för att snabbt visa hur arbetet ligger till just nu. Färgerna fungerar som signaler för läge, tempo och risk, snarare än detaljerad statusrapportering.
Syfte
Syftet är att tidigt fånga avvikelser, osäkerhet eller stabilitet i arbetet. Genom att använda trafikljusfärger blir det lätt att se var uppmärksamhet behövs och var arbetet flyter på som planerat. Därigenom skapas bättre framförhållning och gemensamt ansvar.
Förberedelse
Välj om pulstavlan ska användas fysiskt eller digitalt.
Skapa en enkel tavla med tydliga färger som exempelvis:
– Grönt: på spår
– Gult: varning eller osäkerhet
– Rött: ur spår
– Svart: klar
Bestäm vad färgerna betyder i just ert sammanhang så att alla tolkar dem på samma sätt.
Genomförande
- Börja med att beskriva varför ni inför en pulstavla med trafikljus. Förklara att syftet är att snabbt fånga hur arbetet ligger till och att kunna agera i tid, inte att kontrollera prestation. En gemensam förståelse för syftet underlättar att alla verkligen kommer att använda pulstavlan som samlingspunkt.
- Bestäm vad som ska följas upp. Är det pågående projekt, aktiviteter, uppdrag, mål eller större strategiarbeten? Tänk på att begränsa så att tavlan blir överskådlig.
- Kom gemensamt överens om vad färgerna betyder i ert sammanhang så att ni undviker olika tolkningar längre fram.
- Rita upp eller skapa tavlan med rader för det som ska följas upp, en tydlig plats för färgmarkering (rött, gult, grön, svart) och eventuellt en kolumn för kort kommentar eller åtgärd
- Låt gruppen gemensamt sätta färg på varje rad utifrån nuläget.
- Ställ enkla följdfrågor vid gult och rött, till exempel om något behöver justeras, prioriteras om eller lyftas vidare.
- Avsluta med att bestämma när och hur ofta följa upp pulstavla.
Facilitatortips
Undvik att gå in i problemlösning. Fokus ligger på att skapa en gemensam lägesbild. Parkera diskussioner som fastnar och återgå till lägesbilden.
Första versionen av tavlan behöver inte vara perfekt. Börja enkelt och justera efter några avstämningar.
Det viktigaste är att färgerna används konsekvent och att signaler tas om hand över tid.