Vad är det?
En planeringstavla är ett visuellt arbetssätt för att följa upp planer och arbetsflöden genom att tydligt visa status på aktiviteter. Vanliga kolumner är till exempel Att göra, Pågår och Klart.
På så sätt får gruppen snabbt en gemensam bild av hur arbetet fortskrider
Syfte
Syftet är att skapa överblick och transparens i arbetet.
Samtidigt gör metoden det lätt att se vad som är på gång, vad som är klart och var det eventuellt finns flaskhalsar. Därigenom blir det enklare att prioritera och justera planeringen i tid.
Förberedelse
Ta fram planeringstavlan som ska följas upp. Om ni inte har en planeringstavla bör den skapas först.
Genomförande
- Börja med att gå igenom de aktiviteter som redan ligger i ”Pågår”. För varje aktivitet stämmer gruppen av om den är klar, fortfarande pågående eller behöver justeras. De aktiviteter som är färdiga flyttar ni till ”Klart”.
- När pågående aktiviteter är genomgångna tittar ni på kolumnen ”Att göra”. Utifrån gruppens kapacitet väljer ni vilka aktiviteter som ska flyttas in i ”Pågår” inför nästa period.
- Avslutningsvis säkerställer ni att varje aktivitet i ”Pågår” har tydligt ansvar och att alla är överens om nästa steg. På så sätt används planeringstavlan som ett aktivt verktyg för uppföljning och prioritering.
Facilitatortips
Begränsa antalet aktiviteter som får ligga i ”Pågår”. Därmed ökar fokus, genomströmning och kvalitet i arbetet.
Använd gärna planeringstavlan i korta, stående avstämningar för att hålla tempo och energi uppe.
Stoppa lösningsdiskussioner exempelvis genom att notera på en P-ruta.