Vad är det?
Ett grundläggande arbetssätt för att aktivt följa upp planen och tydliggöra vad gruppen redan har gjort, vad som återstår, vem som ansvarar och när varje aktivitet ska vara klar. På så sätt skapas en gemensam och uppdaterad bild av läget.
Syfte
Syftet är att säkerställa att beslut leder till handling genom gemensam uppföljning. När gruppen följer upp planen tillsammans går ni igenom vad ni har genomfört, vad som återstår och om något behöver justeras. Därigenom stärker ni ansvarstagande, transparens och framdrift.
Förberedelse
Ta fram den enkla plan som ska följas upp. Kompletterar den enkla planen med två kolumner: ”Status” och ”Åtgärd”.
- Fysiskt kan du sätta upp kompletteringen jämte planen på blädderblock eller whiteboard.
- Digitalt kan du använda planeringsverktyg, whiteboard, Word eller liknande. På så sätt anpassar du arbetssättet efter sammanhanget.
Genomförande
- Inled med att berätta att ni tillsammans ska skapa en gemensam bild av hur ni ligger till i planen och samtidigt tydliggöra nästa steg.
- Gå sedan igenom aktiviteterna en i taget och beskriv aktuell status kortfattat. Notera om någon åtgärd krävs för att nå målen i tid.
- Avslutningsvis säkerställer ni att ansvar och slutdatum fortfarande är relevanta och realistiska. Därmed undviker ni otydlighet framåt
Facilitatortips
Håll fokus på status och åtgärd och undvik långa utvikningar. Stoppa lösningsdiskussioner exempelvis genom att notera på en P-ruta.
Samla gärna in status och åtgärder i förväg om ni använder ett gemensamt dokument eller planeringstavla. På det sättet kan ni använda mötestiden mer effektivt och fokusera på beslut snarare än rapportering.