I Örebronyheter den 9 oktober kan man läsa följande rubrik: ”Fyra av tio behöver ett nytt möte – Många lämnar utan tydliga nästa steg”
Det är teknikföretaget Jabra har gjort en undersökning. Enligt dem tillbringar en vanlig kontorsarbetare tillbringar ca 8 timmar i veckan i möten. Nästan 60% av mötestiden upplevs som onödig och att de lämnar möten utan tydliga steg.
En intressant iakttagelse som de har gjort är följande:”Ett möte som inte skapar tydlighet är improduktivt och genererar ännu mer arbete. Lösningen är därför inte nödvändigtvis färre möten, utan bättre möten – där alla deltagare kan följa diskussionen, fokusera på prioriteringar och lämna med en gemensam bild av vad som ska hända härnäst, säger Steen Marquard, Nordenchef på Jabra..
Teknikföretaget lyfter fram att en orsak kan vara inkonsekvent teknik i mötesrummen. Jag skulle vilja påstå att den största orsaken är otydlighet i mötet i sig. Om du blir inbjuden till ett möte med endast en rubrik som guidning till vad det ska handla om, då blir det svårt för att förbereda sig. Det blir också svårt att fokusera dialogen så att mötet når mål.
Vad kan man göra då för att skapa tydlighet i möten?
Om det är du som bjuder in till mötet, kan du skriva ett tydligt syfte och mål så att ni tillsammans kan hålla fokus. Sedan mår väldigt många bra av att förstå hur själva mötet ska gå till. Det kan du förklara genom att beskriva mötets arbetsgång roller, mötesroller samt förhållningssätt som behövs för att nå mål med mötet).
SMARR hjälper till att skapa struktur. Den är enkel och ökar kvaliteten, arbetsglädjen och ägarskapet av resultatet. Vill du träna tillsammans med andra? Kolla in kurser i mötesledning & facilitering
Hur tänker du?
Hör gärna av dig till mig Pia Villför Larsson, Facilitatorhuset
———————————————————————————————————
Vanliga frågor
När ska man inte ha ett möte?
När syftet enbart är att dela information eller samla in enkla svar. Då räcker ofta ett mejl, ett delat dokument eller en digital enkät.
När är ett möte den bästa lösningen?
När gruppen behöver fatta beslut, lösa komplexa problem, prioritera, skapa idéer eller bygga samsyn.
Hur vet jag om ett möte är välplanerat?
Om syftet är tydligt, resultatet är definierat, rätt personer deltar och alla vet hur de ska bidra har du goda förutsättningar att skapa ett effektivt möte.
