Att leda en digital workshop handlar om att skapa delaktighet, tydlighet och kreativitet med deltagare som sitter på distans. Som mötesledare bör du planera för tydlig struktur, korta aktiviteter och hög interaktion. Du bör engagera deltagare minst var 15 minut genom frågor, reflektioner eller samarbetsövningar.
Läs mer om digitala facilitering
Vad är skillnaden mellan ett vanligt videomöte och en digital workshop?
Ett vanligt digitalt möte innehåller ofta presentationer, avstämningar, beslut. En digital workshop fungerar annorlunda. I en workshop deltar alla aktivt, gruppen samskapar, deltagarna reflekterar och bidrar och fokus ligger på interaktion snarare än information.
En facilitator hjälper gruppen att hålla fokus, skapa trygghet, fördela ordet, få fram perspektiv och idéer.
Steg för steg: Så leder du en workshop online
1. Börja med ett tydligt syfte och mål
Starta alltid med att klargöra vad gruppen uppnå (mål) och varför (syfte)?
Vad ska resultatet användas till? Om du kan tydliggöra detta är det mycket enklare för deltagarna att känna mening och enklare bidra till resultatet.
2. Skapa en detaljerad agenda
Digitala workshops behöver mer struktur än fysiska möten. Planera för start och incheckning, instruktioner och grupparbeten, pauser och reflektionsövningar, summering och utcheckning. Variera aktivitet minst var 15 minut. Exempel: omröstning, chatfråga, reflektionsövning, grupparbete, digital whiteboard, mentimeter, handuppräckning.
3. Välj rätt digitala verktyg
Mötesverktyg kan vara exempelvis Teams, Zoom, Skype, Pexip m fl. Samarbetsverktyg kan vara MS Whiteboard, Zoom Whiteboard, Miro, Mural, MS powerpoint online mfl. Välj verktyg som fungerar i din organisation och som du tror att deltagarna förstår och känner sig trygga med. Om du introducerar ett nytt verktyg är det bra att erbjuda ett förmöte så att de som vill kan få prova i lugn och ro.
4. Skapa delaktighet direkt med incheckning
De första minuterna avgör energin i workshopen. Genom att aktivera deltagarena direkt förflyttar du dem mentalt från att vara observatörer till att bli aktörer i mötet.
Exempel på incheckning kan vara att be var och en presentera sig och berätta vad de hoppas på med dagens workshop. Du kan be dem skriva i chatten, svara på en omröstning, gå laget runt.
5. Facilitering online kräver tydligare instruktioner
Digitalt är det svårare att läsa rummet både för mötesledare och deltagare. Gör det till en vana att ge tydliga instruktioner och skriv gärna så att deltagarna kan läsa. Berätta vad deltagarna ska göra, hur länge och vad de rapportera tillbaka.
6. Planera för energi och pauser
Digital trötthet kommer snabbare än i fysiska möten. Planera för att flera kortare pass, fler mikropauser, variation, reflektion. En bra tumregel är paus en gång i timmen, aktivitet minst var 15 minut.
Läs mer om kurs i digitala möten
Checklista för digitala workshopar
1. Förbered dig som mötesledare
- Planera för tydlighet involvering och kontinuerlig aktivering genom att klargöra Syfte, Mål, Arbetsgång, Roller och Regler (SMARR)
- Skriv ett körschema om du vill säkra att hinna med alla punkter. Ett körschema är en detaljerad beskrivning av arbetsgång
2. Förbered deltagarna
- Inkludera SMARR i inbjudan
- Tydliggör att de förväntas vara aktiva i mötet.
- Tipsa om headset, sitta lugnt, ha ljus framifrån
- Erbjud eventuellt ”testmöte”
3. Gör dig och deltagarna redo precis innan mötet startar
- Starta mötet, ladda upp presentationer & samarbetsytor
- Ha en pre-incheckning för att testa ljud och bild och hälsa på alla
4. Själva mötet
- Inled mötet med SMARR så att alla har gemensam bas
- Få i gång snacket med en tidig incheckning
- Aktivera kontinuerligt var 15 minut
- Summera och tydliggör nästa steg
- Checka ut tillsammans
5. Efter mötet
- Dokumentera och distribuera snabbt
- Följ upp aktiviteter och effekt
Vanliga misstag i digitala workshopar
- För mycket presentationer! Lösning: Minska presentationstid och öka interaktionen.
- För långa pass! Lösning: Kortare block och fler pauser.
- Otydliga instruktioner! Lösning: Visa instruktioner visuellt och repetera kort.
- Stressa deltagarna med för många verktyg! Lösning: Håll verktygsuppsättningen enkel.
Exempel: Upplägg för en 2-timmars digital workshop
| Tid | Aktivitet |
| 09:00 | Inledning med SMARR |
| 09:10 | Incheckning av deltagare – förväntan |
| 09:20 | Instruktion samt grupparbete |
| 09:45 | Gemensam reflektion |
| 10:00 | Paus |
| 10:10 | Prioriteringsövning |
| 10:35 | Beslut och nästa steg |
| 10:50 | Utcheckning |
| 11:00 | Slut |
Sammanfattning
En bra online-workshop handlar mindre om teknik och mer om facilitering. De viktigaste framgångsfaktorerna är tydlig struktur, alla känner sig välkomna att bidra, korta aktiviteter, trygg facilitering, tydliga instruktioner.
FAQ
Hur lång bör en online-workshop vara?
Längden beror på syfte och energinivå. Ibland är det bättre med flera korta en en lång.
Hur många deltagare fungerar i en digital workshop?
Om du vill att alla ska komma till tals rekommenderas max 20 deltagare och sedan dela upp i mindre grupper. Det går att ha fler deltagare med bra planering.
Vilket verktyg är bäst för digitala workshopar?
Det beror på. Många säger att Zoom har väl utvecklad funktionalitet och fungerar bra över organisationsgränser och som weblösning.
Hur skapar man delaktighet digitalt?
Genom att aktivera deltagarna ofta med frågor, reflektioner, digitala grupprum och visuella samarbetsytor.
Vad gör en facilitator i en online-workshop?
Facilitatorn hjälper gruppen att hålla fokus, skapa delaktighet, strukturera processen och säkerställa att alla kommer till tals.