Ja mycket tyder på det och framförallt digitala möten. Ingen kan väl exakt veta om alla organisationer har mer möten idag än för fem år sedan, men flera stora studier pekar på att möten ökade kraftigt 2020–2023 och att ökningen till stor del har blivit kvar. Exempel på studier:
- 13,5% ökade möten HBR Dear manager youre holding too many meetings 2022
- 252% ökade mötestid för Teamsanvändare 2020-2022 Microsoft 2022
Pandemin tvingade arbetslivet att ställa om till digitala möten. I början var många ovana vid digitala möten men idag upplever många att det är lika naturligt som fysiska möte. När pandemin klingade av så gick inte alla tillbaka till hur det var innan utan många har fått nya beteenden på arbetsplatserna och det påverkar våra möten.
Så frågan – varför är det fler möten nu?
- Det har blivit nästan friktionsfritt att boka ett möte.
Ett digitalt möte är enkelt att boka. Du behöver ingen lokal och inga resor vilket dessutom underlättar livspusslet och minskar miljöpåverkan. Men det som tidigare hade lösts med ett telefonsamtal, mejl eller en kort avstämning blir nu lättare ett bokat möte som tar plats i kalendern. - Hybrid- och distansarbete skapar ett större behov av koordinering.
När vi inte längre träffar kollegorna naturligt på arbetsplatsen vid skrivbordet, kaffemaskinen eller lunchen behöver vi skapa nya tillfällen där vi ses i realtid. Då är det en lösning att planera in digitala träffar så att alla kan ses. - Organisationerna har blivit mer komplexa och tvärfunktionella.
Arbete sker i projekt, matrisorganisationer och team över organisatoriska och geografiska gränser. Fler personer behöver informeras, involveras och samordnas och detta i sig ökar behov av att synkronisera och möten är då ett sätt. - Mötet används som standardlösning – även när det inte behövs.
Det här är särskilt intressant – känner du själv igen dig här?
Atlassian beskriver att många team i praktiken har ett enda samarbetsverktyg: mötet. Och möten som saknar syfte, mål och tydlighet kring hur mötet ska genomföras leder ofta till nya möten. Vilket ökar tid i möten.
Så – behöver vi alla dessa möten?
Nej! Information, statusrapportering och enkla frågor kan ofta hanteras asynkront. Däremot kan möten skapa stort värde när människor behöver diskutera, tänka tillsammans, lösa komplexa problem, hantera konflikter, skapa delaktighet eller fatta beslut. För att säkra det stora värdet bör du förbereda mötet med tydlig struktur som exempelvis SMARR och planera för att involvera alla i mötet. Då ökar kvaliteten, arbetsglädjen och ägarskapet av resultatet. Vill du träna tillsammans med andra? Kolla in kurser i mötesledning & facilitering
Hur tänker du?
Hör gärna av dig till mig Pia Villför Larsson, Facilitatorhuset
———————————————————————————————————
Vanliga frågor
När ska man inte ha ett möte?
När syftet enbart är att dela information eller samla in enkla svar. Då räcker ofta ett mejl, ett delat dokument eller en digital enkät.
När är ett möte den bästa lösningen?
När gruppen behöver fatta beslut, lösa komplexa problem, prioritera, skapa idéer eller bygga samsyn.
Vad är skillnaden mellan ett möte och en workshop?
En workshop är ett mer interaktivt möte som passar när deltagarna ska arbeta tillsammans för att utveckla idéer, lösa problem eller skapa något gemensamt.
Hur vet jag om ett möte är välplanerat?
Om syftet är tydligt, resultatet är definierat, rätt personer deltar och alla vet hur de ska bidra har du goda förutsättningar att skapa ett effektivt möte.
