Vad är det?
Silent meeting (tyst möte) är ett mötesformat där deltagarna på mötet läser, skriver eller reflekterar i tystnad innan diskussionen börjar. Ofta används ett dokument, ett beslutsunderlag eller en frågeställning som alla tar del av samtidigt. Metoden utvecklades på Amazon omkring 2004 under ledning av Jeff Bezos som upplevde att traditionella PowerPoint-presentationer ofta var ytliga.
Syfte
Skapa mer genomtänkta samtal och bättre beslutsunderlag. Genom att ge alla tid att tänka först ökar delaktigheten samtidigt som gruppen får en gemensam förståelse för frågan som ska diskuteras. Bra i organisationer där deltagare upplever att de inte hinner förbereda sig inför möten.
Förberedelse
Förbered ett underlag som deltagarna ska läsa eller reflektera kring, till exempel: beslutsunderlag, projektplan, rapport, analys eller en frågeställning som gruppen ska ta ställning till. Underlaget bör inte vara för många sidor
Förbered också några reflektionsfrågor som hjälper deltagarna att fokusera på det viktigaste.
Fysiskt: Dela ut materialet eller visa det på skärm.
Digitalt: Dela dokumentet i förväg eller via mötesplattformen. En digital whiteboard eller chatt kan användas för att samla reflektioner.
Genomförande
- Inled med att förklara syftet med den tysta delen av mötet.
- Låt därefter deltagarna läsa eller reflektera i tystnad under 10-20 minuter beroende på materialets omfattning.
- Be deltagarna notera frågor, insikter eller kommentarer under tiden.
- När den tysta delen är avslutad får deltagarna dela sina reflektioner, antingen skriftligt eller muntligt. Därefter fortsätter mötet med dialog, analys eller beslut.
Facilitatortips
- Var tydlig med att tystnaden är en aktiv del av mötet och inte en paus.
- Håll underlaget kort och fokuserat. För de flesta möten räcker 1–3 sidor. Strukturen kan vara 1 sida bakgrund 1 sida analys 3–5 reflektions- eller beslutsfrågor. Om mer information behövs kan du skicka ut ett längre dokument i förväg och använda Silent Meeting-tiden för att läsa en sammanfattning och reflektera kring nyckelfrågor. Detta ökar sannolikheten att deltagarna kommer förberedda till diskussionen.
- Silent Meeting fungerar särskilt bra när gruppen ska fatta beslut, diskutera komplexa frågor eller bearbeta större mängder information.
- Variation: Låt deltagarna först skriva sina reflektioner på post-it-lappar eller en digital whiteboard innan diskussionen börjar. På så sätt kommer fler perspektiv fram redan från start.