SMARR är en förkortning av Syfte, Mål, Arbetsgång, Roller och Regler. SMARR anspelar på att det ska vara lite gott att planera möten!
SMARR-modellen har blivit en erkänd checklista i Sverige. Flera kurser i facilitering lär ut denna modell och den förekommer på många intranät hos svenska organisationer. SMARR är beskriven första gången i boken ”Sätt fart på arbetsmötet – en handbok i facilitering”.
Modellen hjälper dig som mötesledare att skapa struktur för mötet samt att skapa en plan för hur du kan involvera deltagare på mötet så att ni tillsammans kan nå mål. Genom att inkludera den i mötesinbjudan ger du möjlighet för alla inbjudna att bli delaktiga. Detta ger trygghet och tydligt fokus för mötet. Dina deltagare kommer att uppskatta dig!
Vad står SMARR för?
- Syfte – Varför behöver ni mötet?
Beskriv vilken effekt eller övergripande mål ni ska uppnå med mötet. Detta ger deltagarna motivation att delta aktivt. - Mål – Vilka resultat behöver ni bocka av i slutet av mötet?
Formulera konkreta mål som går att förstå. Det gör att det blir lättare för deltagarna att bidra. De får också en känsla av riktning. - Arbetsgång – Hur kommer ni arbeta tillsammans? När startar mötet? Vilka steg ska ni ta? När slutar mötet? Detta ger struktur och hjälper deltagarna att planera sina bidrag.
- Roller – Vilka mötesroller behöver ni?
Vanliga mötesroller är deltagare och mötesledare. Ni kanske också behöver dokumentatör, presentatörer med flera. - Regler – Vilka förhållningssätt behöver ni?
Tydliga regler skapar en trygg miljö för öppen diskussion. Exempel på regler kan vara hur vi begär ordet, hur vi fattar beslut, hur vi beter oss m m.
När du är klar med SMARR bör du som mötesledare gå igenom arbetsgången ytterligare. För varje steg i arbetsgången beskriv:
- tidsåtgång
- vad som ska göras och av vem.
- vilka material och hjälpmedel behövs?
Körschemat skapar trygghet för facilitatorn och möjlighet att vara närvarande i mötet.
Användning av SMARR
Modellen är användbar i planeringen av mötet och i inbjudan till möten så att även deltagare kan förbereda sig. Det är också bra att inleda mötet med en tydlig beskrivning av SMARR och stämma av att alla förstår. Använd SMARR under själva mötet för att stämma av om mötet går i rätt riktning och om samspelet fungerar för mötet.
Exempel på SMARR
